W sektorze finansowym sporo pojęć jest używane zamiennie, lecz nieprawidłowo. Świetnym przykładem będzie „pożyczka” i „kredyt”. Są to różne kwestie, a wiele osób używa tych pojęć zamiennie także w codziennym życiu. Należności i zobowiązania to także różne kwestie. Odnoszą się one przede wszystkim do innych rodzajów długów. W tym artykule przybliżymy oba te pojęcia. Czym są należności i zobowiązania? Definicje obu pojęć Przed podkreśleniem różnic między tymi pojęciami warto wiedzieć, co dokładnie „należność” oraz „zobowiązanie” oznacza w rozumieniu prawa. Te pojęcia są czymś zupełnie innym, choć wydają się tożsame. Nie należy ich mylić lub używać zamiennie – oczywiście dotyczy to wyłącznie prawnego kontekstu. W mowie potocznej mogą bez problemu być używane na przemian. Należność to środek finansowy, usługa, dobro czy dowolny inny przedmiot, którego zwrot powinien otrzymać wierzyciel. Definicja w tym przypadku jest naprawdę szeroka. Posiadanie należności oznacza, że to my powinniśmy otrzymać pieniądze, usługę, rzecz itp. O tym pojęciu mówimy, kiedy coś komuś pożyczamy. Wtedy właśnie te dobra stają się należnością, która powinna zostać zwrócona. Wyróżniamy krótkoterminowe i długoterminowe wierzytelności tego rodzaju. Zobowiązanie jest natomiast pojęciem, które definiuje Kodeks cywilny w art. 353. Polega ono na tym, że wierzyciel może żądać świadczenia od dłużnika, a ten powinien je spełnić. Warto zauważyć, że działanie może oznaczać pewną czynność lub zaniechanie konkretnego zadania. Najważniejsze w tym przypadku jest to, że świadczenie uznaje się za dwustronną umowę. Jeżeli mamy pewne zobowiązanie, oznacza to, że musimy podjąć konkretne działanie, przekazać pewną sumę pieniędzy czy zaniechać wybraną czynność. Należności i zobowiązania – jakie są różnice między tymi pojęciami? Wiemy już, że należności i zobowiązania nie są tym samym. Warto jednak zauważyć, że często odnoszą się do podobnych tematów. Różnica odnosi się zasadniczo tylko do perspektywy definicji: należność – oznacza, że zwrot czegoś nam się należy. Jeżeli posiadamy należność, jesteśmy wierzycielem i dotyczy to nie tylko określonej sumy pieniędzy; zobowiązanie – definiujemy je szczególnie z perspektywy dłużnika. Kiedy musimy coś komuś oddać lub wykonać określone działanie, można to nazwać zobowiązaniem wobec wierzyciela. Najpopularniejszy przykład zobowiązań to kredyty lub pożyczki. Należności i zobowiązania to pojęcia, które bardzo mocno się wiążą. Nie zawsze jednak będą one powiązane z branżą finansową. Należność czy też zobowiązanie mogą odnosić się do określonych czynności, zaniechań, działań itd. Jeżeli pożyczamy coś od kogoś, powstaje należność definiowana przez wierzyciela oraz zobowiązanie, które dotyczy dłużnika. Tych pojęć nie powinno się używać zamiennie w rozumieniu prawa. Kompensata należności i zobowiązań – czym jest oraz jakie ma znaczenie? Należy wiedzieć, że zobowiązanie zawsze trzeba wypełnić. Ten obowiązek ma miejsce, jeżeli umowa nie zostanie unieważniona z powodów formalnych. Gdy zobowiązanie pozostanie niewypełnione w określonym terminie, może to prowadzić do dość poważnych konsekwencji. Wierzyciele mogą dochodzić swoich praw na różne sposoby – nawet przy pomocy pozwu sądowego czy procesu egzekucyjnego z komornikiem. Kompensata należności i zobowiązań oznacza po prostu wypełnienie określonych zapisów, czyli oddanie pożyczonej sumy pieniędzy, zrealizowanie umówionej usługi itd. Jest kluczowym elementem, jeśli chodzi o umowy. Brak kompensaty oznacza konsekwencje prawne. Standardowo rozlicza się zobowiązania i należności obu stron. Dzięki temu część długów natychmiast zostaje wyeliminowana – o ile to możliwe. Wierzyciele mogą początkowo korzystać z połączeń telefonicznych, wiadomości SMS czy też monitów – to wszystko ma zmusić dłużnika do pokrycia należności. Osoba niewypłacalna często zostaje wpisana na listę dłużników lub do BIK. W ten sposób dłużnik traci możliwość zaciągania kolejnych zobowiązań. Ostatecznością dla wierzyciela jest zgłoszenie sprawy do sądu i rozpoczęcie procesu lub wykorzystanie egzekucji komornika. Gdy dłużnik samodzielnie nie zamierza zwrócić należności, wtedy należy działać wszelkimi możliwymi sposobami. Kompensata należności i zobowiązań – księgowanie Księgowanie kompensaty, jeśli chodzi o należności i zobowiązania, jest bardzo ważne, jeżeli obie strony umowy mają wobec siebie pewne ustalenia. Ten proces zwykle wymaga nieco czasu oraz niezależności kontrahentów. Należności obu stron są ze sobą rozliczane, co powoduje ostatecznie zmniejszenie salda do zapłaty. Należności i zobowiązania mogą się wzajemnie niwelować. Dlatego też księgowanie kompensaty jest tak istotne. Jak to zrobić? obie strony umowy ustalają saldo do zapłaty – wynika ono z różnicy między wzajemnymi należnościami i zobowiązaniami; dokument kompensaty musi zostać przygotowany – powinien uwzględniać wszystkie wzajemne należności i zobowiązania obu stron umowy; strona zobowiązana zapisuje zmniejszenie wymaganej opłaty w księgach rachunkowych, a strona otrzymująca płatność pomniejsza należność – dzięki temu finanse obu stron niejako „wyrównują się”; dokument kompensaty należy podpisać – muszą to zrobić obie strony umowy; dokument kompensaty trzeba zarchiwizować – później wykorzystujemy go podczas audytu lub wewnętrznej kontroli. Procedury księgowe mogą być różne zależnie od konkretnej sytuacji finansowej firmy. Jeżeli transakcja jest bardziej skomplikowana, warto skorzystać z pomocy doradcy finansowego. Jak powinna zostać przeprowadzona inwentaryzacja należności i zobowiązań? Inwentaryzacja należności i zobowiązań ocenia oraz potwierdza, czy zapisy księgowe są zgodne z rzeczywistą sytuacją finansową firmy. Jej przeprowadzenie jest kluczowe, by utrzymać dokładność oraz wiarygodność danych. Jak to zrobić? sporządzenie listy zobowiązań i należności, potwierdzenie rzeczywistych sald firmy, analiza terminów płatności i wieku należności oraz identyfikacja umów, które wymagają szczególnej uwagi, sprawdzenie nadpłat oraz różnic, zaksięgowanie korekt. Należy pamiętać, by zachować pełną dokumentację w razie wewnętrznej kontroli lub audytu. Dodatkowo trzeba zadbać o dokończenie niektórych spraw – ubieganie się o zaległe należności czy też wypełnienie zobowiązań, których termin jest blisko. Czym jest wiekowanie należności i zobowiązań? To proces klasyfikacji i analizy zadłużenia firmy na podstawie wieku poszczególnych transakcji oraz umów. Pod uwagę bierze się czas, który upłynął od wystawienia faktury lub zaciągnięcia zobowiązania. Ten proces pozwala szybko zrozumieć, jak długo należności są niespłacane, a zobowiązania nieregulowane. Wiekowanie jest niezbędne, by zarządzać płynnością finansową firmy oraz oceniać ryzyko. Należności i zobowiązania mają swoje konkretne terminy. Regulowanie ich zgodnie z określonym w umowie czasem jest bardzo istotne. Wiekowanie pomaga więc unikać potencjalnych konsekwencji prawnych wynikających z opóźnień.
